Umfrage erstellen

Soll eine Papier-Umfrage erstellt werden, muss zuerst zwischen dem "Selbstdruck-Verfahren" und dem "Verfahren mit Deckblatt" unterschieden werden (1). Wir empfehlen das "Selbstdruck-Verfahren", bei dem jeder Fragebogen mit einem eindeutigen Barcode versehen wird, der zur Zuordnung der Fragebögen zur Umfrage (und ggf. zur Zuordnung einzelner Seiten zu einer Befragungsperson) dient. Bitte beachten Sie, dass wir trotz der Bezeichnung "Selbstdruck" darum bitten, die Fragebögen im Druckzentrum der RUB ausdrucken zu lassen, um eine gleichbleibende Druck- und damit später auch Scan-Qualität zu gewährleisten.

Auch der Seriendruck sollte verwendet werden (2), wodurch alle Fragebögen eine laufende Nummer erhalten. Somit wird sichergestellt, dass die verschiedenen Seiten eines Teilnehmers im Datensatz zusammengehalten werden.

Die Verifikation (3) stellt in den meisten Fällen hingegen einen überproportionalen Mehraufwand dar. EvaSys entscheidet anhand von Schwellenwerten für die Anzahl (schwarzer) Pixel, ob ein Feld als leer, angekreuzt oder wieder durchgestrichen gewertet wird. MIt dem Verifikations-Verfahren können Grenzfälle händisch nachkontrolliert werden. Wir empfehlen, diese Option nicht auszuwählen, wenn nicht extrem hohe Anforderungen an die Datenqualität gestellt werden.

Anschließend sollte noch die Anonymisierungsfunktion (4) ausgewählt werden. Dabei werden handschriftliche Texte zum Abtippen vorgelegt, sodass sie nicht mit Hilfe der Handschrift einer Person zugeordnet werden können.

Zuletzt müssen nur noch die Einstellungen bestätigt werden, um die Umfrage anzulegen (5).

Im nächsten Schritt können nun die Fragebogen-Exemplare erzeugt werden. Dazu wird zuerst der Ordner ausgewählt, in dem die Umfrage gespeichert wurde (1). Anschließend öffnet sich mit einem Klick auf den Namen der Umfrage (2) ein weiteres Fenster. Hier kann die Option "Fragebogen erzeugen" (3) ausgewählt werden. Im anschließend erscheinenden Popup-Fenster muss die Zahl der zu druckenden Fragebögen ausgewählt werden (4), wobei sie entweder mit der Auswahl "Drucken" als PDF geöffnet und dann gedruckt oder gespeichert werden können oder per E-Mail verschickt werden können (5). Die Auswahl "Drucken" ist hier der einfachere Weg. Da wir empfehlen, sowohl den Druck als auch den Scan im Druckzentrum der RUB durchzuführen spielen die nun folgenden Druckhinweise für dendie Anwenderin keine Rolle. Die anschließend erzeugte PDF-Datei enthält die vorher eingestellte Zahl an Fragebogen-Exemplaren und kann nun für den späteren Druck gespeichert werden (6).

Wichtig: Sollten weitere Fragebogen-Exemplare benötigt werden, muss der oben beschrieben Schritt wiederholt werden. Auf keinen Fall sollte die gleiche Datei mehrmals ausgedruckt werden, da jedes Fragebogen-Exemplar eine eindeutige Kennziffer enthält.

Soll eine Hybrid-Umfrage erstellt werden, gilt es eine Besonderheit zu beachten. So sollte vor dem Erstellen der Umfrage der Fragebogen editiert werden, um zwei Platzhalter für die TAN (s. Online-Umfrage) sowie den Link zur Umfrage im Header zu ergänzen. Zusätzlich kann auch der QR-Code für den Link zur Umfrage ergänzt werden. Dazu wird im Fragebogen auf das RUB-Logo (1) geklickt, woraufhin sich ein Fenster öffnet, in dem dieses durch den QR-Code ersetzt werden kann (2). Wird dies getan, wird automatisch eine dritte Zeile im Header ergänzt, in der mit einem Klick auf die [+]-Buttons weitere Platzhalter eingefügt werden können (3). Für die TAN sollte hier in einem der freien Felder der Platzhalter [SHORT_PSWD] ergänzt werden (4) und für den Link zur Umfrage im anderen freien Feld der Platzhalter [SERVER] (5).

Mit diesen Informationen können Befragte, die einen Papierfragebogen erhalten haben, ihre Angaben jederzeit auch in der Online-Version der Befragung machen.

Nun kann die Hybrid-Umfrage erstellt werden. Anschließend an die für jede Umfrage geltenden Schritte muss nun wie bei der Online-Umfrage die Zahl der benötigten TANs (also die Zahl der gewünschten Teilnehmenden) angegeben werden (1).

Wie bei der Papier-Umfrage muss außerdem angegeben werden, ob eine manuelle Verifikation uneindeutig gelesener Antworten vorgenommen werden soll (2). Wie oben erläutert, ist dies in den meisten Fällen nicht notwendig. Außerdem sollte in den meisten Fällen aus Datenschutzgründen die Anonymisierungsfunktion (3) genutzt werden, um handschriftliche Angaben abzutippen und damit zu anonymisieren.

Wie bei der Online-Umfrage muss nun angegeben werden, ob die Befragten nach Abschluss des Fragebogens auf eine andere Seite weitergeleitet werden sollen (4) und ob ein alternatives Layout verwendet werden soll (5). Beides ist meistens nicht unbedingt notwendig und liegt vollkommen im Ermessen der Forschenden.

Zuletzt müssen die Einstellungen bestätigt werden (6), um die Umfrage zu erstellen.

Auch der letzte Schritt, das Erstellen der Fragebogen-Exemplare, gestaltet sich im Falle der Hybrid-Umfrage etwas komplexer. Wie bei den anderen beiden Umfragetypen wird zuerst im Ordner der Umfrage (1) der Name der Umfrage (2) angeklickt. Hier finden sich nun mehr Aktionen als in den anderen Umfragetypen. So können zum einen Fragebogen-Exemplare im Papierformat generiert werden (3), wobei die Zahl der TANs und somit der Exemplare mit angegeben wird. Zum anderen können aber auch die reinen TANs zusammen mit einem QR-Code generiert werden, wobei wie bei der Online-Umfrage die Anzeige der TANs im Browser (4) oder das Versenden der TANs per Mail an die Befragten (5) die einfachsten Varianten sind. Hier gilt es allerdings zu berücksichtigen, dass für die Anzeige von TANs im Browser keine Anzahl an TANs angegeben wird, sondern alle verbleibenden TANs angezeigt werden. Das bedeutet wiederum, dass im Anschluss daran keine Papier-Fragebögen mehr erzeugt werden können, da bereits alle TANs aufgebraucht sind. Sollte sich daraus ein Problem ergeben, können allerdings auch neue TANs generiert werden (6), die dann wiederum auch für Papier-Fragebögen genutzt werden können.

Erzeugte Papier-Fragebögen werden automatisch als ZIP-Datei heruntergeladen, wobei im Gegensatz zur Papier-Umfrage jedes Exemplar eine eigene PDF-Datei erhält. Auch hier wird wieder empfohlen, die Dateien im Druckzentrum der RUB drucken zu lassen und die ausgefüllten Fragebögen dort einscannen und in die Umfrage einspeisen zu lassen. Auch der Hinweis, ein Fragebogen-Exemplar nicht mehrmals zu nutzen, da es über eine eindeutige Kennziffer verfügt, gilt hier ebenso wie bei der Papier-Umfrage.

Werden TANs für den Online-Anteil der Umfrage im Browser angezeigt, öffnet sich eine PDF, in der die TANs mit einem Link und einem QR-Code zur Umfrage aufgelistet sind. Die PDF lässt sich abspeichern und/oder drucken (7), sodass die einzelnen Kärtchen an die Befragten vergeben werden können. Werden die TANs per Mail an die Befragten versendet, müssen die Mailadressen der Befragten in eine Liste (8) und der Name sowie die Mailadresse des\der Absender:in in den jeweiligen Textfeldern (9) eingetragen werden.